24.03.11: Neue Anforderungen der Finanzbehörden an Kassensysteme
Am 26.11.2010 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) ein Schreiben („Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften“) herausgegeben, in dem die Anforderungen an Kassensysteme erheblich verschärft wurden.
Im Grundsatz bestehen diese Anforderungen zwar schon seit vielen Jahren, durch Erleichterungsregelungen und die bisherige Auslegung der Vorschriften im Rahmen der Betriebsprüfungen sah die Praxis bei allen Kassenherstellern und Anwendern bisher jedoch anders aus.
Laut dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010 muss ein Kassensystem ab sofort alle Buchungsdaten im Detail sowie weitere Daten elektronisch und unveränderbar aufzeichnen und mindestens 10 Jahre archivieren. Das Schreiben führt auf, welche Daten als „steuerlich relevant“ angesehen werden: Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten. Diese Forderungen sind sehr allgemein, entscheidend dabei ist jedoch, dass sich die Abrechnungsdaten (also z.B. die Tagesumsätze) lückenlos aus den einzelnen Verkaufsvorgängen (also den einzelnen Produkten oder vergleichbaren Rechnungspositionen) herleiten lassen, auch wenn inzwischen Stammdaten oder andere Einstellungen an den Kassen verändert wurden. Ferner legen die Finanzbehörden großen Wert darauf, dass die Daten nicht verändert werden können und dass die Vollständigkeit prüfbar ist (z.B. durch geeignete fortlaufende Nummern).
Die Archivierung kann auch auf einem nachgeschalteten System erfolgen. Diese Daten müssen bei Betriebsprüfungen elektronisch in einem „auswertbaren Format“ und mit „Strukturinformationen“ zur Verfügung gestellt werden, womit eine direkte Schnittstelle zur IDEA-Software der Prüfer gemeint ist.
Sollten die Kassensysteme eines Anwenders diese Forderung nicht erfüllen, kann die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage gestellt werden – in diesem Fall droht eine Schätzung der Einnahmen mit unkalkulierbaren Folgen.
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